Quem dera, este post não fosse necessário. Mas uma situação comum em qualquer escola ou faculdade é a preocupação com a cobrança e recebimento das mensalidades atrasadas. A inadimplência escolar pode ser uma das maiores vilãs no sucesso da sua gestão educacional e merece toda a nossa atenção.
Neste post nós lhe daremos algumas dicas para estruturar uma operação de cobrança de alta eficiência. Nós não prometemos que você terá sua inadimplência reduzida a zero, mas sem dúvida, é necessário que ela seja mantida sob controle e em percentuais que não prejudiquem a sua operação e novos investimentos. E no final desta postagem, nós te daremos um presente.
Te convidamos a analisar a sua operação, compare com as dicas a seguir. Abra a sua agenda e faça anotações de atividades e ideias que tenham aderência com a sua instituição. Vamos lá:
Mantenha periodicidade
É comum que a inadimplência escolar seja observada apenas nos períodos que antecedem a matrícula e rematrícula dos alunos. Se essa é a cultura da sua instituição, bom, creio que já exista algo a ser revisado.
A sua gestão financeira deve acompanhar semanalmente o percentual de inadimplência da sua instituição. Sempre que uma data de vencimento chega, a inadimplência cresce mais um pouco. Pela inércia, ela até vai reduzindo nas semanas seguintes, mas nem sempre a redução é do mesmo tamanho que o crescimento. Ou seja, se nada for feito, essa “bola de neve” só vai crescer.
Acompanhar o percentual permite que a sua gestão financeira possa criar estratégias. Se a sua equipe se dedicar, a redução da inadimplência pode ser equivalente, ou até maior que o percentual de aumento do mês, mantendo a saúde financeira da sua instituição sob controle.
Tenha pessoas focadas nesta atividade
Defina as responsabilidades das pessoas envolvidas. Em quais datas a gestão financeira fará a consulta das informações, quais as metas de controle da sua equipe e quem serão os profissionais responsáveis pelo processo de cobrança.
Cobrar, exige tempo. Quem trabalhar nesta área, deve se preparar para lidar com o humor das pessoas que serão cobradas. Se esta atividade ficar em segundo plano, provavelmente, ninguém dará prioridade a ela. Garanta que um ou mais integrantes da sua equipe financeira terão foco nesta atividade.
Automatize processos
Nem todas as atividades, precisam ser feitas manualmente. Por exemplo: se um título vencer e não for pago em até 2 dias úteis, o seu sistema de gestão educacional pode enviar um e-mail automático. Após 10 dias do vencimento, outra mensagem pode ser enviada, também de forma automática.
O valor dos débitos chegou em um determinado valor? Habilite meios do responsável do aluno realizar uma negociação on-line. Quanto antes a divida for regularizada, menos ela crescerá.
Crie ações que minimizem o esforço da sua equipe. Em alguns casos, elas podem até resolver a inadimplência escolar. E quando isso não acontecer, a sua equipe entrará em campo para ajudar mas as ações já serão num nível mais avançado.
Defina os critérios
Dependendo do tamanho da sua instituição, será impossível entrar em contato com todos os inadimplentes. Cada contato exige uma primeira abordagem e acompanhamento, e isso toma tempo.
Defina os critérios de abordagem inicial. Pode ser pelo tamanho da inadimplência, pela dívida mais antiga, por curso ou série. Dê foco para as turmas que estão na reta final dos cursos, já que os alunos perderão o vínculo com a instituição e isso dificultará que o pagamento seja feito posteriormente.
Acompanhe seus critérios constantemente. Teste novos modelos e formas de acordo com a realidade da sua instituição. Entenda seu público e veja o que funciona melhor para a sua realidade.
Controle as informações por planilhas
Dificilmente uma inadimplência será resolvida após um único contato. Cada caso exigirá várias ligações e mensagens, é fundamental que a pessoa abordada se sinta acompanhada.
Tenha uma planilha indicando todos os casos de inadimplências e o status de cada cobrança. Isso facilitará o acompanhamento dos casos e permitirá uma análise mais precisa sobre a estratégia da sua equipe.
Registre tudo e agende atividades
Mantenha um histórico completo de todas as interações, isso permitirá que você possa analisar o perfil de cada pessoa. Promessas de pagamento, indicações de prazos para regularização… qualquer informação que a pessoa abordada gere, será relevante e deve ser guardada.
Registre também a sua agenda de atividades. Sempre que um novo contato for combinado (seja porque a sua equipe deve ligar, seja porque a pessoa abordada prometeu um retorno), registre isso. E no dia do contato, ou no dia seguinte a ele, faça uma nova interação. Planeje as suas ações e não perca o controle!
Cobrar inadimplências é um desafio e informação é tudo para a tomada de decisões e a estratégia de interação.
Planeje descontos e ações especiais conforme a sua necessidade
O melhor cenário possível é que não exista inadimplência escolar. O segundo melhor é que a multa e os juros sejam pagos integralmente. Mas nem sempre isso acontece.
Acompanhe a saúde financeira da sua instituição e o percentual de inadimplência geral. Defina ações especiais por tempo limitado que abonem multas e juros, ou concedam um percentual de desconto para pagamento em dia. (não se esqueça de comunicar isso as pessoas beneficiadas)
São ações especiais, mas que podem surtir um grande efeito. As vezes é melhor abrir mão de uma parte da receita mas garantir uma entrada no caixa, do que não ter nenhum valor sendo recebido. Faça isso de forma alinhada com um bom relacionamento com os seus clientes.
Nós te prometemos um presente! Para lhe auxiliar no seu controle, baixe uma Planilha de Cobranças que possa ser usada pela sua equipe financeira. Personalize as informações de acordo com a sua necessidade:
Se a sua instituição utiliza o UNIMESTRE, você já terá esta funcionalidade dentro do módulo financeiro on-line. Mas se você ainda não utilize o Unimestre, solicite uma apresentação e conheça mais da nossa tecnologia para administrar escolas e faculdades.
