Quando nós falamos em gestão de acervos acadêmicos, um ponto chave é determinar qual é o tipo de cada documento. Documentos pessoais, contratos de matrículas, projetos de cursos, informações de fornecedores… são apenas alguns dos exemplos.
A sua instituição pode determinar quais os tipos de documentos serão controlados. A cada upload de um novo documento, um tipo deverá ser associado a ele. A sua equipe poderá determinar se a gestão será feita apenas com alguns poucos tipos, ou, ampliando o leque de opções.
Perceba no cadastro que o tipo do documento já permite vínculos como a tabela de classificação e os campos de referências.
Acesso e cadastro
O acesso pode ser feito pelo Gestão On-Line, no módulo Acervo Acadêmico Digital. No menu de cadastros, acesse a opção Tipos de Documentos.
Dados do tipo de documento
Clicando em incluir, ou alterar, é possível definir o nome do tipo de documento e uma sigla, a ordem de exibição (preenchimento não obrigatório), e o sexo que o documento deve ser usado (como padrão, selecione “ambos”).
O Unimestre apresentará ainda a seleção da Tabela de Classificação. Preencha esta informação apenas quando o tipo de documento editado, terá sempre o mesmo vínculo com a tabela de classificação.
O mesmo vale para os campos de referência, determine um ou mais campos associado ao documento.
Também é possível determinar se o documento exige uma assinatura digital, feita por um dos representantes da sua instituição. Se ela for obrigatória, marque essa opção. Mas, se não for obrigatória, ainda assim o documento poderá ser assinado, porém, não contará como “pendente de assinatura” se isso não for feito.
Após preencher todas as informações, salve. Caso você tenha sinalizado algum documento como “exige assinatura digital”, ela poderá ser feita pelas pessoas que tiverem assinaturas cadastradas no Unimestre.
