Com a chegada do próximo ano as instituições precisam se preparar e organizar as demandas e planejamentos. O ano de 2020 foi extremamente atípico onde muitas atividades tiveram que ser replanejadas rapidamente. Por isso é essencial que o gestor escolar faça um diagnóstico juntamente com a sua equipe, para ver quais os aprendizados o ano de 2020 trouxe, e como trabalhar elas nos próximos anos.
Este trabalho passa por algumas fases, e a primeira delas é entender o cenário atual. Para te ajudar com esse diagnóstico nós preparamos algumas dicas.
Diagnóstico do cenário interno
Ao planejar o próximo ano a empresa deve avaliar, primeiramente, o que aconteceu com a sua própria operação durante o ano. Algumas formas de fazer isso:
- Ouça os professores e funcionários: faça uma avaliação, primeiramente, com os professores para ouvi-los a respeito do funcionamento das aulas. Busque dados para entender quais foram as vantagens e quais foram os desafios da metodologia adotada pela instituição. Entender isso lhe dará condições de propor melhoras para o próximo ano.
- Ouça os alunos e seus responsáveis: a instituição de ensino funciona voltada para o atendimento da comunidade acadêmica. Ela detém um grande volume de informações e opiniões e elas devem ser consideradas. Você pode fazer isso através da avaliação institucional a ser criada pela sua CPA. Avalie os questionamentos e busque entender os pontos que você considerar mais relevantes.
- Saiba como está a retenção de alunos: passado o processo de rematrícula a sua instituição já terá condições de avaliar o próximo ano. As rematrículas aconteceram de acordo com as suas expectativas? Ações devem ser feitas para melhorar este cenário? Há algo que a sua instituição tenha contribuído para o cenário identificado? Busque um entendimento sobre isso.
- Como está a sua inadimplência: o número de rematrículas impacta na situação financeira da instituição. Mas, não apenas ele, a inadimplência deve ser acompanhada continuamente. Como estão os números? Os alunos inadimplentes conseguiram se rematrícula e seguem vinculados à sua instituição? Entenda este cenário para provisionar o que acontecerá quanto a regularização destes valores.
- Investimentos e manutenções: avalie quais são os investimentos essenciais para a sua instituição ao longo do próximo ano. Em cenários em que exista uma certa perda de alunos e aumento de inadimplência, porém que a instituição tenha margens para comportar isso, pode gerar uma situação confortável para a gestão. Porém, se o cenário não for tão agradável, pode exigir esforços maiores e investimentos para garantir o funcionamento da instituição e a atração de novos alunos.
Entenda todos estes pontos. Lembre-se que estas informações não estão com uma única pessoa. Lhe encorajamos a provocar discussões com as direções e coordenações de áreas. Elas permitirão um entendimento mais completo e o avanço com apostas mais seguras sobre o futuro da instituição.
Diagnóstico do cenário externo
Além de entender a realidade da sua própria instituição, olhe para as empresas da sua cidade. A movimentação econômica regional também é um ponto importante a ser considerado no desenvolvimento de um planejamento anual.
Compreenda também os movimentos feitos por outras instituições de ensino, estejam elas próximas ou não da sua. Entender o comportamento do mercado é vital para avaliar se a sua operação está alinhada com ele, a frente, ou eventualmente, um passo atrás. Isso não significa algo negativo, desde que a sua instituição tenha consciência disso e entenda que este posicionamento é, estrategicamente, benéfico para os seus negócios.
Gestor escolar, faça as suas apostas!
Após entender a realidade da sua instituição, pautada na opinião da sua comunidade acadêmica e dos seus colegas diretores e coordenadores. E, após avaliar o cenário educacional e externo, você terá informações suficientes para fazer apostas.
Não há uma fórmula mágica, as decisões são muito focadas na realidade de cada instituição de ensino e no contexto em que elas estão inseridas. As empresas de maior sucesso e estabilidade são aquelas que fazem as melhores apostas e movimentos alinhados com eles.
Defina seus processos para o próximo ano
Somente após cumprir todas as etapas anteriores, você estará preparado(a) para definir as ações e o planejamento para o próximo ano. Não pule nenhuma das etapas pois elas podem comprometer a detecção de oportunidades e melhorias que podem ser realizadas.
Aliás, considere o planejamento já buscando a promoção de um processo de aprendizagem administrativa. As decisões tomadas devem estar alinhadas com um planejamento, não apenas para o próximo ano, mas de longo prazo. Por exemplo: se a sua instituição tem a intenção de digitalizar todo o atendimento para gerar mais eficiência com menos pessoas, não faz sentido uma decisão no curto prazo que caminhe na contra mão disso. Algumas decisões, por mais interessantes que possam parecer para o momento, lhe colocarão um passo mais distante para o seu objetivo futuro.
Vamos para a prática?
Nós reunimos algumas ações que são desenvolvidas por instituições de ensino com uma gestão de sucesso e de alta eficiência administrativa. Entenda caso a caso e veja quais deles já podem ser aplicados na sua instituição. Além disso, busque outras soluções por si mesmo(a) e, como falamos, faça as suas apostas!
Experiência digital dos alunos
Pense nas experiências digitais que seus alunos tem, qual a forma com que a instituição leciona suas aulas EAD? esse formato oferece a melhor experiência para a aprendizagem? As instituições precisam pensar cada vez mais nesse tipo de ensino, afinal a pandemia foi um grande aprendizado de como é possível fazer uma operação online.
Marketing Digital
Dentro da temática de experiência digital entra a comunicação online da instituição, trabalhar o marketing digital pode, além de melhorar o relacionamento com os alunos, impulsionar a captação de novos estudantes. Através dessa estratégia é possível mostrar o diferencial da sua instituição.
Automatize processos
Faça uma análise de quais processos podem ser automatizados para melhorar a gestão de tempo da sua equipe, garantindo uma produtividade maior para o próximo ano. Dentro das automatizações que um sistema pode fazer é possível realizar as rematrículas online, gerar documentos de forma mais facilitada e tirar muitas atividades manuais da rotina da sua equipe. Priorize a busca de soluções que otimizam esforços e reduzem a necessidade de dedicação das pessoas envolvidas.
Atendimento digital
Trabalhe com atendimento digital para que os alunos façam suas solicitações online de documentos. Isso pode ser utilizado para dar vazão a vários pedidos que devem ser encaminhados internamente, como solicitações de bolsas de estudos, pedidos de segunda chamada de provas, pedido de documentos oficiais… e outras solicitações que fazem sentido com a realidade da sua instituição. Sendo assim, o requerente ira abrir uma solicitação no portal do aluno e, por ali, acompanhar o andamento do pedido.
Outro meio de viabilização de atendimento digital são nos casos em que o próprio usuário resolve a sua necessidade. Por exemplo: a geração de declaração de negativa de débitos do ano anterior, ou a declaração de valores pagos para declaração do imposto de renda… são documentos que podem ser gerados, dispensando a interação de um colaborador da instituição. Ou seja, o processo de autosserviço estará simplificando o dia a dia de muitos colaboradores, como o gestor financeiro, da equipe da secretaria e dos coordenadores de curso.
Negociação online
Levar agilidade e comodidade para seus alunos é essencial, por isso ter um sistema que permita fazer negociações online facilita processos para o setor financeiro da instituição. Isso permite que ambos saiam ganhando, a instituição de ensino e o aluno/responsável que precisa buscar algum tipo de acordo.
Esse caminho digital permite interações automatizadas para resolver negociações simples, e com isso a sua equipe pode se dedicar nos casos mais especiais. Ao determinar as estratégias de abordagens de negociação, a sua equipe pode definir quais casos serão abordados com mais dedicação pela sua equipe de cobrança, e naturalmente, serão aqueles alunos com débitos maiores. O uso de negociações digitais e notificações por e-mail garante que, os alunos com débitos menores, também sejam provocados a regularizar a situação, porém, sem que isso exija um esforço da sua equipe interna.
Aliás, nós temos um Ebook com dicas que podem ajudar sua instituição na redução da taxa de inadimplência. São dicas que você pode colocar em prática nesse exato momento na sua operação interna!
Reduza custos operacionais
Após todas essas dicas, olhe para a sua operação e entenda que custos poderiam ser reduzidos. Sem dúvida, existem várias oportunidades de ajustes que podem beneficiar a sua instituição. As empresas acabam se acostumando com muitos gastos e entendem que não podem melhorá-los. Por exemplo: quanto paga de taxas para o banco? Não tem clareza de quanto paga pelos boletos gerados? Mudar isso pode parecer complexo? Provavelmente sim, mas isso gera um custo elevado para a sua instituição, tanto com tarifas bancárias, quanto com o tempo de trabalho que é exigido da sua equipe.
Busque por uma operação financeira mais transparente e integrada com seu sistema, sem que tenha taxas de manutenção de conta e taxas escondidas (nós vamos te mostrar como simplificar a sua operação bancária educacional).
Comece o próximo ano com chave de ouro
Seguindo essas dicas você conseguirá melhorar – e muito – o desempenho da sua equipe, e assim poderá encaixar as melhorias necessárias na rotina de gestor escolar, que já é bem atarefada por sinal.
Lembre-se que estas mudanças devem beneficiar a todos: seus alunos devem sentir uma operação mais digital fluída e eficiente. Seus colaboradores devem se sentir no controle da sua organização profissional. E a sua instituição deve buscar por ferramentas que elevem a eficiência, e reduzam custos desnecessários.
Se você ainda tiver dúvidas sobre como a tecnologia pode lhe ajudar para colocar tudo isso em prática na sua instituição, fale com os nossos consultores e solicite uma apresentação do sistema de gestão escolar – Unimestre. Veja na prática como nós podemos ajudar sua escola/faculdade a aprimorar os processos internos, desde a matrícula dos novos alunos, até a formatura deles.
Este é o momento de fazer suas apostas para o próximo ano e trabalhar para que a sua instituição tenha as ferramentas e processos mais atuais e otimizados do mercado. Garanta que a sua instituição terá uma transformação digital, que lhe conduzirá para ótimas experiências também, nos anos seguintes.
