Sua instituição já está construindo um plano de atividades para o próximo ano? A equipe gestora já fez um diagnóstico do ano letivo? Sabemos que todas essas planejamentos e análises são cruciais para uma organização e otimização cada vez melhor. Por isso, o plano de atividades de ações administrativas são similares ao calendário acadêmico, e um complementa o outro. Ambos norteiam as principais atividades das equipes administrativas da instituição, assim proporcionando uma organização de tudo o que precisa ser executado nos próximos meses.
Deixar o plano de atividades em um local de fácil visualização é interessante para cumprir as tarefas no prazo que será estipulado pela equipe, além disso ele nortear reuniões periódicas de lideranças.
Neste post você verá quais as vantagens de se ter um planejamento de atividades eficiente e bem organizado.
Planejamento é fundamental para a execução do plano de atividades
Ao longo de um ano/semestre letivo, são várias as atividades que devem ser organizadas. Como por exemplo: captação de novos alunos, rematrícula, avaliação institucional ou a preparação da colação de grau. Quando dividimos uma dessas atividades em várias tarefas menores e definimos os responsáveis e os prazos, fica mais fácil a organização e o controle interno.
As reuniões de lideranças podem ser uma ótima oportunidade para gerar um bom planejamento e para organizar bem esse plano de atividades. Quem será impactado por esse conjunto de atividades, deve estar presente na reunião de definição de prazos e responsabilidades. Pré-estabelecer datas para cada tarefa é determinante para que não existam falhas ou dificuldades de execução, e assim, otimizar o tempo de toda sua equipe, elevando o nível de qualidade do serviço prestado.
A definição de prazos é fundamental para um bom plano de atividades
Todo bom planejamento começa com metas a serem cumpridas. Por isso, defina as suas metas da equipe referente as atividades que devem ser realizadas. Para agilizar o processo de alinhamento das tarefas, crie uma planilha de plano de atividades (nós preparamos um modelo pra você, ele está no final desta publicação). Defina as ações mais importantes, já estabelecendo prazos de início e finalização de cada uma das tarefas.
Delegue as atividades para os setores responsáveis
Com os prazos definidos, destine as atividades estabelecidas para os setores e pessoas responsáveis. Assim os gestores terão maior controle do que está sendo executado, e também do já foi concluído, de cada setor da instituição.
Faça revisões periódicas no plano de atividades
Como o plano de atividades é referente as atividades do ano letivo inteiro, é essencial que mensalmente você faça uma revisão com sua equipe. Dessa forma todos terão clareza das atividades que serão desenvolvidas mês a mês e terão uma visão holística da instituição.
Otimização de tempo para toda a sua equipe
Diversas atividades que a secretaria realiza no dia a dia são recorrentes, ou seja, precisam ser repetidas periodicamente. Utilizar uma planilha completa com o plano de atividades semestral irá otimizar o tempo da sua equipe e permitir um melhor controle por parte da direção e das gestões.
Fazer a programação antecipada de atividades será muito benéfico para a instituição, pois reduzirá o risco de “surpresas” no decorrer do ano. O plano de atividades pode ser uma ótima alternativa de checklist, garantindo o bom planejamento e a organização de tudo com um nível de qualidade mais elevado.
Facilite o acesso à planilha de controle
Muitas atividades estão relacionadas entre si, por exemplo, após a conclusão de uma tarefa pela equipe de TI, pode ser a hora da equipe da secretaria iniciar a sua parte. Garanta que todos os envolvidos terão acesso às informações no seu dia a dia.
Por onde começar para ter um plano de atividades completo
Selecionamos alguns passos para a criação do seu plano de atividades:
- Reúna toda a sua equipe;
- Façam uma análise de como foram as atividades da instituição no ano anterior;
- Crie as demandas de acordo com o calendário acadêmico da instituição;
- Defina prazos para as atividades, levando em consideração o tempo necessário para cada uma, considerando inclusive o tempo de outros fornecedores ou pessoas que possam estar envolvidos com a atividade;
- Coloque todas as informações em um documento;
- Deixe disponível de fácil acesso para a equipe;
- Faça revisões mensais.
Em resumo, criar um bom plano de atividades para a sua instituição irá facilitar o fluxo de atividades de toda a equipe. Por isso, caso a sua instituição ainda não tenha um Plano de Atividades Administrativo, comece por aqui:
