O ano de 2021 marcará uma mudança importante para as instituições de ensino superior do Brasil. Dezembro é o prazo final de implementação do Diploma Digital em todas as faculdades e universidades. Mas, como resolver essa demanda e promover a emissão de Diplomas Digitais de forma integrada com o seu sistema de gestão educacional? Nós falaremos sobre isso durante essa publicação.
Novos sistemas para emissão de Diplomas Digitais
A emissão dos diplomas digitais exige que a tecnologia dê suporte para este processo. É algo novo, que não existia nem estava previsto em nenhum sistema até poucos meses atrás. Por conta disso, são abertos dois caminhos distintos para as instituições:
- Resolver a emissão de diplomas digitais contratando um novo sistema exclusivo para essa finalidade (ele não substituirá seu sistema de gestão educacional, focará apenas na emissão de diplomas). Ou;
- Buscar um caminho de integração entre seu sistema de gestão educacional e uma solução para emissão de diplomas digitais.
Em ambos os casos, as informações dos alunos (dados de cadastro, documentos) precisam ser enviadas e deve ser iniciado um processo de emissão (coleta de assinaturas, aplicação de carimbo do tempo, geração de XML, integração MEC). A grande diferença entre ambas as formas é: praticidade e segurança. No modelo integrado, a instituição reduz o esforço operacional e reduz as margens de erros e falhas.
Como o Unimestre permitirá a emissão de diplomas digitais
A Uninformare, empresa desenvolvedora do Unimestre, estabeleceu um modelo híbrido onde parte da operação acontecerá dentro do próprio Unimestre, e parte será através de um sistema parceiro. A integração entre ambas as tecnologias será total, dispensando que os usuários tenham que se preocupar se estão no ambiente Unimestre ou Parceiro. A experiência será fluída e prática.
Destacamos a seguir as etapas envolvendo este processo de utilização, que permite um entendimento sobre como acontece o fluxo das informações.
Geração de processo de emissão de Diplomas Digitais
Primeiramente, no Unimestre, será criado um processo de emissão de diplomas digitais. Nele, a instituição incluirá os estudantes que devem ter seus diplomas registrados. A própria instituição tem controle sobre isso, com base nas diplomações dos alunos, e estando atenta aos prazos legais para emissão dos diplomas.
Validação dos registros acadêmicos e preparação para assinaturas
Após a seleção dos estudantes, o Unimestre tem condições de validar alguns dados importantes sobre os alunos. Entre eles:
- Preenchimento de dados de cadastro obrigatórios para a emissão do diploma
- Dados e registros acadêmicos
- Documentos digitalizados dos alunos (aqui, já trazendo as imagens e informações, caso o cliente utilize o Acervo Acadêmico Digital do Unimestre)
- Data de colação de grau e sobre a diplomação (caso já fornecidos na matrícula curso do estudante)
Essa etapa exige um checklist de informações sobre cada estudante. Como as informações estão no próprio Unimestre, a tecnologia do sistema apoiará os responsáveis pelo Registro Acadêmico, para que tenham eficiência nessa atividade. A qualidade e a velocidade deste trabalho, dependem exclusivamente da qualidade dos cadastros e das informações registradas no próprio sistema.
Envio para o processo de assinaturas
Após os cadastros serem revisados, a Instituição pode avançar o processo de diplomas para a fase de assinaturas. Aqui, serão indicadas as pessoas que farão a assinatura, tanto da instituição emissora, quanto da registradora de diplomas. Sendo um centro universitário, tudo se resolve num processo menor, sem a participação de uma segunda instituição.
O processo de assinatura é feito por um sistema parceiro do Unimestre. Esse terceiro agente apoiará o processo de segurança e validação. Ao assinar o documento, as pessoas envolvidas deverão incluir seu certificado digital pessoal. E ainda, será aplicado o Carimbo do Tempo no padrão ICP Brasil, conforme exige a legislação.
Durante a etapa de assinatura, o usuário com acesso poderá assinar em lote (vários diplomas juntos), ou, individualmente. Será possível também a checagem das informações e dados (documentos, dados do diplomado, e as demais informações que são requisito legal).
Fechamento do XML padrão MEC e integração
Finalizada a etapa de assinaturas, o processo de diploma avançará para a próxima etapa. Nela, será disponibilizada a versão final do arquivo XML conforme um padrão definido pelo Ministério da Educação – MEC. Este arquivo conterá todas as informações legais necessárias para dar validade e autenticidade ao documento.
O arquivo XML assinado e encerrado deve ser enviado ao MEC (a forma e a viabilidade ainda não foi definida pelo próprio MEC). Outro ponto importante é a disponibilização do arquivo PDF do diploma, de forma visual. Isso acontece nesta etapa de geração de arquivos.
Armazenamento de dados e consulta pública
Gerados e registrados todos os arquivos, as informações retornarão para o Unimestre. Neste ponto, será realizado o armazenamento das informações no Acervo Acadêmico Digital do Unimestre. Após a devolução dos dados do parceiro do Unimestre para o sistema, as informações entram no sistema do parceiro em uma fila de exclusão.
O Diploma Digital do Unimestre está adequado à Lei Geral de Proteção de Dados. Com isso, as instituições terão mais este amparo legal quanto a hospedagem de dados pessoais de estudantes, deixando ao final do processo e do período de retenção, o Unimestre como único depositário das informações.
Com o XML e o PDF visual do diploma, o processo está enquanto tecnologia, praticamente finalizado. A etapa final deste processo é a disponibilização da Consulta Pública do Diploma. Vale destacar que o link de consulta pública também é um requisito legal, e o link deve ser fornecido ao MEC no ato de registro do Diploma.
O Unimestre já possui uma consulta pública de diploma, em atendimento a portaria MEC 1.095/18. Este ambiente receberá as melhorias necessárias para garantir que o próprio aluno tenha acesso ao diploma visual, e que as demais pessoas tenham acesso aos dados sinalizados pela legislação.
Prazo legal e estágio de desenvolvimento
O prazo legal de adequação é dezembro de 2021. Até esta data, as instituições podem emitir diplomas da forma como já estão habituadas.
A demanda legal já existe desde 2018, porém com lacunas sobre as orientações tecnológicas. O MEC emitiu notas técnicas que deram um direcionamento melhor para as empresas de tecnologia, em dezembro de 2020, poucos meses atrás. Outras, ainda estão pendentes pela entrega. Ou seja, estamos falando de um processo que exige adequação de todos: MEC, Sistemas, e das Instituições de Ensino.
A Uninformare e seu parceiro para o projeto do Diploma Digital, já estão em estágio muito avançado quanto ao desenvolvimento da tecnologia. As etapas pendentes serão concluídas durante o segundo semestre deste ano, em tempo hábil para as instituições implantarem, testarem, e se adequarem no processo de Registro de Diplomas.
Isso não significa dizer que as instituições não possam iniciar imediatamente a sua organização. O Acervo Acadêmico Digital do Unimestre serve como base para toda a operação. As instituições que já estão com o acervo totalmente digital, e usam a solução Unimestre, estão adequadas neste processo. Já aquelas que ainda não o fizeram (o prazo legal era 2020 e foi alterado) podem fazê-lo imediatamente.
Tira dúvidas
Algumas dúvidas podem surgir sobre a contratação e o uso do Unimestre. Veja algumas perguntas e respostas:
- Tenho interesse no uso dessa solução, o que fazer? Acesse o site do Diploma Digital do Unimestre e faça o seu cadastro, ou sinalize essa informação a um dos nossos consultores de negócios.
- Terei que contratar o parceiro do Unimestre? A contratação será simplificada via empresa Unimestre. Toda interação de contratação e suporte é com o nosso time.
- Não uso a gestão de documentos do Unimestre, como proceder? O módulo Acervo Acadêmico Digital servirá de base para toda a operação simplificada. Caso a instituição não faça o uso dele, ao criar um processo de diploma, terá que fazer o upload manual de cada documento de cada aluno.
- Como os representantes da IES Registradora farão a assinatura? A plataforma fará o envio de um e-mail com o link de acesso ao processo criado, para que faça seu acesso e processo de assinatura. A maioria das IES Registradoras ainda não definiram seus fluxos de demanda e assinatura. Por hora, não está previsto qualquer tipo de integração com outros ambientes.
- Qual o custo de utilização? Há uma mensalidade de uso da plataforma que inclui Acervo Acadêmico Digital + Diploma Digital, e um valor por assinatura em documento. Os detalhes comerciais serão disponibilizados através dos nossos consultores de negócios.
A disponibilização da tecnologia de emissão de Diplomas Digitais do Unimestre será feita por ordem de pedido de solicitação. Por isso, sinalize seu interesse e receba as instruções necessárias para garantir que a sua instituição terá essa demanda atendida e resolvida.
Confirme seu interesse em conhecer mais sobre o processo de emissão do diploma digital.